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Organizzare, agire, verificare

Aggiornamento: 15 apr 2021

Oggi concludiamo il metodo GTD di David Allen, e ti racconto gli ultimi tre step: ORGANIZZARE, AGIRE, VERIFICARE.


Due settimane fa abbiamo parlato del brain-dump, INTERCETTARE nel metodo, che ci ha portato a produrre e raccogliere molto materiale.

Settimana scorsa abbiamo invece visto come analizzare questo materiale, per definire ogni elemento raccolto e CHIARIRE la sua funzione.


Adesso è il momento di ORGANIZZARE.

Qui sotto trovi l'immagine che abbiamo esaminato settimana scorsa.

Se hai lavorato bene, avrai fatto tutto quello che era fattibile in due minuti, oppure lo avrai delegato ad altri o alla te stessa del futuro.

Avrai eliminato informazioni o idee che in questo momento non ti interessano, e archiviato quelle che vuoi tenere come riferimento.

Però, c'è un punto che richiede approfondimento: non basta chiarire, bisogna organizzare i prossimi step.

Hai indovinato, sto parlando dei progetti.

Nell'immagine vediamo scritto appunto "definisco le prossime azioni".

Come si fa? Sfruttando il potere delle liste!

Sì, ho scritto "liste" al plurale, perché per organizzarti bene te ne serve più di una.


Un po' di familiarità con le liste ce l'abbiamo tutti, perlomeno con la lista della spesa.

Un elenco di oggetti che vogliamo comprare al supermercato: vado a fare la spesa, metto nel carrello gli oggetti che ho segnato sulla lista, pago e torno a casa soddisfatta.

Missione spesa eseguita alla perfezione.


Però non siamo così efficaci in tutti gli aspetti della nostra vita, vero?

Perché non provare a migliorare la nostra efficacia utilizzando le liste anche per altro?

Facciamo un esempio: nella tua inbox hai una nota che dice "riordinare il garage".

Non sembra molto allettante... Però è fattibile, e purtroppo due minuti non basteranno mai. Lo metti giustamente nella categoria "progetti".

E adesso? Il diagramma di flusso qui sopra dice "definisco le prossime azioni".

La prima azione è sempre definire esattamente l'obiettivo: cosa vuol dire per te "garage in ordine"? Vuoi un garage tutto contenitori coordinati a prova di Pinterest, o ti basta riuscire a parcheggiare la tua auto senza fare lo slalom tra gli oggetti ammonticchiati? Vuoi farci stare tutte le decorazioni di Natale e le scatole del cambio stagione, o lo vuoi il più vuoto possibile, per prendere e riporre agevolmente le biciclette e i monopattini?

Ovviamente, non c'è una risposta giusta, l'importante è che tu definisca il tuo garage ideale, il tuo obiettivo.


Per definire il percorso, devi avere chiara la meta.


Una volta fatto ciò, scrivi una lista delle cose da fare, in ordine.

Per esempio:

  1. Sabato mattina faccio un giro in garage e mi annoto tutto quello che è da eliminare. Carico nel baule dell'auto gli oggetti da portare in ricicleria.

  2. Domenica mattina faccio un inventario delle cose contenute nel garage, e decido se devono rimanere lì o trovare posto altrove.

  3. Cerco su internet dei contenitori e uno scaffale da installare in garage, per poter contenere gli oggetti da conservare, e li acquisto.

  4. Giovedì prima di andare in palestra, passo in ricicleria e lascio gli oggetti che ho scelto di eliminare.

  5. Sabato prossimo, ricevo la consegna dello scaffale e dei contenitori che ho ordinato, procedo al montaggio e alla sistemazione degli oggetti nei contenitori.

Missione compiuta!




Adesso però analizziamo la to-do list che hai preparato per il progetto "riordinare il garage".

I punti 1, 2 e 5, devono necessariamente essere svolti quando puoi essere fisicamente presente nel tuo garage.

Il punto 3 va affrontato quando sei davanti ad un computer.

Il punto 4 prevede uno spostamento in auto.

La realizzazione di questo progetto prevede che tu agisca in 3 contesti differenti: il garage, lo studio, o comunque un momento davanti ad un computer, e una commissione in esterna.

Questo non è indifferente ai fini della realizzazione dei tuoi progetti. Proprio per questo, un suggerimento prezioso di David Allen è quello di organizzare le nostre liste in base al progetto e in base al contesto nel quale le azioni elencate sulla lista possono essere svolte.


Mi spiego meglio: ognuno di noi agisce in contesti diversi; la casa, in questo momento storico il contesto più rilevante, la sede del lavoro, i vari supermercati, negozi, banca, ufficio postale, studio del medico, che potremmo raggruppare sotto il nome generico di commissioni; e così via. Ognuno ha i propri contesti di azione. E' utile quindi, oltre ad una lista per ogni progetto, avere anche una lista per ogni contesto nel quale ci troviamo ad operare, per ottimizzare i tempi.


Per esempio, nella lista "Computer" avrò segnato: "Cercare e acquistare contenitori e scaffale da installare in garage", oltre alle altre pratiche e ricerche che devo sbrigare davanti al PC.


Complicato? Un po' sì, non lo nego, però è un metodo che funziona molto bene, soprattutto se i progetti sono molti e articolati, e richiedono di agire in più contesti. Se non ti organizzi anche in base al contesto, rischi di perdere tempo prezioso.


E adesso, armata di tutte le tue meravigliose liste, sei pronta ad AGIRE!

Tieni presenti due consigli, dal nostro amico David:

  1. Il tuo livello di energia è importante: cerca di svolgere i compiti più impegnativi quando sei più fresca, e lascia quelli più leggeri e routinari per i momenti in cui sei più "scarica".

  2. Considera sempre quanto tempo hai a disposizione. Non iniziare un compito da mezz'ora se hai 10 minuti: non riuscirai a portarlo a termine e perderai più tempo quando dovrai tornarci sopra per terminarlo.

Per finire, una volta alla settimana, devi VERIFICARE come stai andando.

Prenditi un po' di tempo, mezz'ora andrebbe benissimo, ogni settimana, e passa in rassegna le tue liste. A che punto sei? E' cambiato qualcosa nei tuoi programmi? C'è stato qualche imprevisto? In questo momento, puoi rivedere e aggiornare le tue liste, e pianificare la settimana seguente.


Abbiamo visto insieme tutti gli step del metodo di David Allen, Getting Things Done:


  1. INTERCETTARE

  2. CHIARIRE

  3. ORGANIZZARE

  4. AGIRE

  5. VERIFICARE


Cosa ne pensi? E' un metodo che vorresti sperimentare?

Fammi sapere!



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