Oggi ti parlo del secondo, importante passo del metodo GTD, che abbiamo iniziato lunedì scorso.
Ti ricordi? Il primo passaggio è il "brain dump", una sorta trasferimento di dati dal tuo cervello ad un supporto esterno, cartaceo o digitale, che nel metodo prende il nome di "inbox". Nell'inbox raccogliamo quindi tutti i dati che ci arrivano dal nostro mondo interno: pensieri, idee, progetti, ecc. e dal mondo esterno: richieste di colleghi o familiari, email, appuntamenti, inviti...
Hai provato a scrivere tutto? A raccogliere, o INTERCETTARE, come dice David Allen, tutti i materiali, cartacei o digitali, nell'inbox?
Ti senti alleggerita? Finalmente hai il controllo della situazione, sei consapevole di quello che devi gestire...
Forse, però, ora ti ritrovi con una montagna di dati, una lista lunghissima di cose da fare, da comprare, da cercare, da pensare, da discutere... Insomma, potrebbe anche essere un po' ansiogeno realizzare quante sono le cose che hai in sospeso!
Forse hai pensato: "Oh mamma! E adesso come faccio a fare tutte queste cose?"
Il buon David Allen ha proprio intitolato il suo libro "Getting things done - Fare le cose" non a caso! Il suo metodo ti guida in questo percorso.
Prima di analizzare il secondo step del suo metodo, che si chiama CHIARIRE, vorrei proporti questa riflessione. E' vero, hai un sacco di carne al fuoco! Incombenze di lavoro, familiari, cose da sistemare in casa, commissioni, spese, prenotazioni, e chi più ne ha, più ne metta! Prova a immaginare, però, se nella tua lista non ci fosse niente...
Se non avessi impegni e doveri, ma neanche sogni da realizzare, progetti, desideri...
Sarebbe una vita un po' vuota, vero?
E' bello pensare di avere tante cose nel nostro futuro, l'importante è non farsi sopraffare e non cadere in preda all'ansia. L'organizzazione qui ci aiuta molto, la pianificazione in particolare. Inoltre, ci aspetta anche un bel lavoro di editing, prima di cedere al panico!
Vediamo in questa immagine come ci propone di agire il nostro amico David Allen.
Si procede così: prendi un elemento dalla tua inbox. Attenzione, solo uno alla volta, e quando lo hai preso, non vale rimetterlo nell'inbox. Come quando giochi a "scala quaranta", tieni la carta che hai pescato, non puoi cambiarla.
Devi gestire l'elemento che hai preso dall'inbox, seguendo le schema indicato nella figura.
Vediamolo più nel dettaglio.
Per esempio, hai preso dall'inbox un post-it con scritto: "Prenotare agriturismo agosto".
Quindi alla domanda :"Che cos'é?" puoi rispondere: "E' un promemoria per prenotare le prossime vacanze in famiglia". Ottimo; "E' fattibile?" "Sì".
A questo punto devi chiederti se puoi svolgere questa azione in due minuti. Per esempio, magari hai già individuato l'agriturismo che intendi prenotare, in famiglia sono tutti d'accordo, hai valutato che il costo rientra nel tuo budget...insomma, ti rimane solo da telefonare e fissare la tua meravigliosa, rilassante vacanza, in meno di due minuti.
Allora fallo subito, ed elimina la nota dall'inbox!
"Se l'azione da compiere richiede meno di due minuti, falla subito."
Oppure, hai pensato che sarebbe bello trascorrere un periodo a contatto con la natura, in un bel posto rilassante, ma non ne hai ancora parlato con i tuoi familiari. Devi anche capire quanto potete investire in questa vacanza, e definire il periodo in base alle ferie e agli impegni scolatici dei tuoi figli, che devi controllare. Poi dovrai individuare la struttura nella quale potreste soggiornare...
Non è possibile svolgere tutti questi compiti in due minuti, ti trovi davanti ad un PROGETTO, un elemento sicuramente fattibile, ma che richiede un po' di tempo e pianificazione. Quindi, ora dovrai chiederti: "Qual è il prossimo passo? La prossima azione concreta?" In questo caso, potrebbe essere "parlarne stasera in famiglia". E così via, fino a quando avrai completato il compito.
Facciamo un altro esempio. Hai preso dall'inbox il volantino di un corso di tango, che ti piacerebbe tanto frequentare. Però in questo periodo non hai proprio la possibilità di aggiungere due ore di lezione di ballo al tuo programma settimanale. Oppure, c'è una pandemia, e le lezioni sono sospese... Quindi, il corso di tango NON è fattibile. Quali opzioni hai?
Cestino: decidi che non è poi così importante, magari ci saranno altre opzioni in futuro. Elimini il volantino.
Archivio: decidi di conservare il volantino, perché quella specifica scuola di tango è molto valida, e vuoi conservare i dati di contatto e indirizzo per poterti iscrivere appena possibile. Archivi il volantino, in un contenitore apposito, nel quale sai che conserverai tutti i documenti che ti servono da riferimento.
Futuro: inserisci il volantino in una lista "Per il futuro". Quando avrai tempo, sceglierai dalla lista l'attività più importanti per te, e la trasformerai in PROGETTO.
Per completezza, faccio un ultimo esempio. Dall'inbox estratto un pro-memoria: telefonare a mia cognata per farle gli auguri di buon compleanno. Decisamente fattibile, e pensi di metterci meno di due minuti. Solo che il compleanno di tua cognata e mercoledì, non oggi... Non puoi applicare la Regola dei due minuti, non sarebbe carino! Allora, PROGRAMMO: scrivo sulla mia agenda, nella giornata di mercoledì prossimo, di telefonare a mia cognata. Posso eliminare il pro-memoria dall'inbox.
Ecco, questo è il secondo step dal metodo Getting Things Done: CHIARIRE.
Nel post di settimana scorsa, abbiamo visto il primo step, INTERCETTARE.
A settimana prossima per il passo numero tre!
