Come avrai già capito se hai letto qualche mio post precedente, sono una grande fan dell'organizzazione. Credo che una buona organizzazione del proprio spazio e tempo ci permetta di vivere più serenamente, fronteggiare al meglio le fatiche e le difficoltà e goderci appieno le cose davvero importanti.
Una buona organizzazione ti permette inoltre di risparmiare: spazio, tempo, energie, e anche soldi.
Di contro, c'è un particolare tipo di disorganizzazione che può davvero costare caro... Se dimentichi di pagare una bolletta, o una multa, o la rata delle spese condominiali perché non trovi il bollettino postale? Se perdi un documento importante, o la ricevuta del frigorifero nuovo che si rivela difettoso e devi restituire?
Non so a te, a me sta già salendo un po' di panico!
Insomma, se vuoi migliorare l'organizzazione di tutta la tua casa, io ti consiglio di partire dai documenti. Noioso? Forse. Certamente non ha l'impatto visivo che possono avere il decluttering e la riorganizzazione di una stanza intera. Io però vedo almeno tre grandi vantaggi nell'affrontare l'impresa di organizzare tutte le tue carte e i tuoi documenti:
Niente più panico da scadenza mancata. Quando ti arriveranno documenti che richiedono un pagamento, saprai dove metterli, e non ne perderai mai più nessuno.
Niente più tempo perso a cercare carte e documenti per tutta la casa: c'è un posto ben preciso dove li troverai, ogni volta che ne hai bisogno.
Ambiente ordinato: niente più fogli sparsi in giro per casa!
Ma come possiamo raggiungere questi tre ottimi risultati?
Vediamo insieme alcune strategie per domare l'accumulo di carta.
1. Limita l'ingresso della carta.
Fai in modo la ridurre da subito la quantità di carta in casa tua, impedendole di entrare. Quando prendi la posta dalla tua cassetta, rientrando a casa, fai subito una cernita di quello che ti serve, e ricicla immediatamente nel bidone della carta le pubblicità, i volantini promozionali dei supermercati, addirittura le buste delle lettere che hai ricevuto.
Puoi anche scegliere di ricevere le bollette per email, in modo da diminuire addirittura la posta che arriva in casella.
2. Gestisci immediatamente i documenti che richiedono una tua azione.
Per quanto possibile, se ti è arrivata una comunicazione che prevede un tuo pagamento, oppure il promemoria di un appuntamento, agisci subito: effettua il bonifico, segna in calendario l'appuntamento. Potrai così eliminare subito le lettere ricevute.
3. Elimina il superfluo.
Con superfluo intendo, per esempio, i libretti di istruzione degli elettrodomestici, dopo aver verificato che sono disponibili online. Anche cataloghi o volantini possono essere tranquillamente eliminati: sicuramente troverai la versione digitale.
E' anche possibile però eliminare documenti più importanti e ricevute, una volta verificato che sono scaduti i termini per la loro conservazione.
Per darti un'idea, ti scrivo qui sotto i dati riportati da Altroconsumo per la conservazione dei documenti in questo articolo.
Si conservano per 5 anni:
Dichiarazioni dei redditi
Bollette
Multe
Spese condominiali
Affitto
Mutuo
Tasse sugli immobili
Bonus per le ristrutturazioni
Si conservano per 3 anni:
Bollo auto
Ricevute di pagamento
Si conservano per 26 mesi
Scontrini per restituire merce acquistata
Una volta scaduti i termini per la conservazione, anche questi documenti possono essere eliminati.
4. Digitalizza il più possibile.
Per moltissimi documenti (non tutti eh!) non è necessario l'originale cartaceo, è sufficiente conservare il documento in formato digitale (una scansione o una foto), risparmiando un sacco di spazio e di carta, che non fa male!
5. Semplifica l'archiviazione.
Una volta che, seguendo i punti precedenti, hai ridotto la quantità di carte da conservare, viene il bello: organizzare l'archivio dei documenti da conservare.
Il mio consiglio è di non esagerare con le categorie, non essere troppo dettagliata nel suddividere i documenti per non complicarti la vita quando devi archiviarli (...ti vedo, grillo!). E' utile infine avere una chiara indicazione dell'anno di riferimento per facilitare l'eliminazione dei documenti una volta scaduti i termini di conservazione.
Non abbiamo affrontato il tema delle carte con valore affettivo: lettere, biglietti, disegni dei bambini, foto...
Se ti interessa, fammelo sapere: ne parliamo in un altro post!